Резюме секретаря – зразок, бланк 2021 року

Секретар є помічником директора, виконуючи роботу по організації і складання його розкладу. Функції секретаря досить різноманітні і вимагають здатності швидкого перемикання з одного напрямку на інший.

У його завдання, як правило, входять, заповнення документів, забезпечення зв’язку по телефону і по прийому факсу, зустріч відвідувачів, організація нарад і т. д. Більш детально про роботу секретаря буде розглянуто в цій статті.

Обов’язки

Секретар є, свого роду, правою рукою керівника установи, так як від його діяльності залежить ефективність роботи фірми.

До обов’язків секретаря можна віднести:

1. Оформлення та заповнення службової документації.
2. Виконання розпоряджень директора.
3. Рішення організаційних заходів.

Залежно від розміру компанії, напрямки діяльності установи – функції секретаря, та й сама назва посади, можуть бути різні:

• Робота секретаря-діловода зобов’язує його забезпечити прийом кореспонденції, розмови по телефону з клієнтурою, організацію нарад і проведення діловодства.
• Секретар на ресепшн – забезпечує прийом гостей і клієнтури, сервісне обслуговування переговорів, розмова по телефону, факсу та електронну адресу з клієнтурою.
• Секретар адміністратор – організовує ефективну взаємодію персоналу офісу, забезпечує контроль і порядок в робочому кабінеті, бере участь у створенні бізнес-планів, організовує роботу на базі передових технологій у відповідність з безпечними умовами праці.
• Особистий секретар – зобов’язаний завжди бути в курсі важливих подій, планувати графік заходів в установі, виконувати основну особисту роботу директора, полегшуючи йому діяльність з управління фірмою.
• Судовий секретар, зазвичай, прив’язаний конкретному судді. Дана особа забезпечує заповнення документів, бере участь на судових засіданнях. До основних обов’язків такої посади відноситься підготовка паперів для судового провадження, забезпечуючи:
  • архівування документів і передачу їх до канцелярії;
  • знання законодавчих нормативів держави;
  • заповнення протоколів засідань суду;
  • відправлення повісток;
  • запрошення осіб, які беруть участь в судовому провадженні.
• Прес-секретар здійснює пошук і підбір працівників для прес центру, займається рекламою бренду, готує актуальні новини, презентації. До головного напрямку його роботи відноситься спілкування зі ЗМІ.

Як видно, обов’язки секретаря можуть бути великі і вимагають певного освіти, знань і навичок.

( Відео : “Приклад резюме на” Асистента керівника “”)

Освіта

Залежно від того які функції покладаються на секретаря, потрібно відповідну освіту. Наприклад, для заняття вакансії судового секретаря, вимоги, що пред’являються до претендента досить високі. Такому фахівцеві потрібно володіти:

1. Вищою юридичною освітою.
2. Стажем роботи не менше 2-х років.
3. Просунутим користувачем комп’ютера.

Працевлаштуватися в офіс на вільну вакансію звичайного секретаря, для трудової діяльності в приймальному кабінеті установи, можна і без досвіду. При цьому, освіту і навички такого претендента на вакансію секретаря повинні відповідати наступним:

• Мати середню освіту.
• Уміння користуватися комп’ютерними програмами.
• Знання діловодства.
• У деяких випадках – знання англійської мови.

Важливим моментом для секретаря – має зовнішній вигляд і привабливість претендента.

Приклад заповнення розділу

Досягнення і навички

В даному розділі, при заповненні резюме секретаря треба буде відобразити успіхи, яких домігся секретар на минулому робочому місці, працюючи на такій посаді. До таких можна віднести наступні приклади досягнень:

• Аналізувала повсякденні завдання, необхідні для начальника, становила його розклад на кожну зустріч (до 6 зустрічей в день).
• Організувала 180 ділових і 90 приватних поїздок начальника (авіа-і ж / д квитки, відкриття віз, страховки, трансфер, ресторани, готелі, розробка програми відвідувань).
• Брала і розподіляла понад 200 вхідних телефонних дзвінків за день за допомогою місцевої АТС.
• Брала клієнтські замовлення – понад 100 вхідних телефонних дзвінків в день і 20 вихідних.
• Щотижня організовувала 5 нарад для офісного персоналу.
• Забезпечувала щомісячне постачання установи канцтоварами, водою і продуктами.
• Створила 3 ​​посадові інструкції, що призвели до підвищення ефективності праці секретаріату в 1,4 рази.
• Домоглася набору тексту до 300 знаків в хвилину.
• Створила електронний документообіг, що скоротив витрати часу на ведення документації і т. д.

Перерахований список показує, якими навичками та досягненнями потрібно володіти секретарю. При наявності таких досягнень і навичок, можна сміливо розраховувати на перемогу в конкурсі на отримання вільної вакансії секретаря.

Нижче представлений приклад заповнення даного розділу

Сертифікати, курси

Грамотне резюме можна заповнити без відображення важливих знань фахівця. А знання можна підвищувати шляхом проходження відповідних курсів з підвищення кваліфікації.

Роботодавцю хочеться знати не тільки основну освіту здобувача, але які додаткові курси відвідував кандидат, які стосуються, зокрема, відкриту вакансію секретаря, і які знання він отримав при цьому.

Як зразок про проходження подібних курсів можна навести такий приклад для заповнення резюме:

Ключові навички секретаря

У деяких випадках роботодавцю потрібно, наприклад, не просто секретар, а секретар-референт. І в цьому випадку на людину, що займає таку посаду, накладається трохи більше обов’язків, наприклад:

1. Підготовка доповідей, проектів, документів.
2. Збір інформаційно-аналітичних матеріалів, і т.д.
3. Нерідко секретарю-референту потрібно знання конкретного іноземної мови.

І в цьому варіанті здобувачеві на таку посаду в даному розділі потрібно перерахувати свої ключові навички, такі як:

• Знання діловодства.
• Уміння користуватися офісною оргтехнікою.
• Здатність зберігати конфіденційну інформацію.
• Знання офісних комп’ютерних програм Word, Excel, PowerPoint, Outlook та ін.
• Уміння користуватися електронною поштою і т. д.

Даний розділ можна опустити, якщо такі навички здобувача вже відображені в розділі «Досягнення та навички», або виділити окремо розділ досягнень і розділ навичок.

Професійні якості секретаря

До професійних якостей секретаря можна віднести, ті якості, які характеризують його знання і досвід роботи, а також набуті навички за час своєї трудової діяльності.

Роботодавець, зазвичай шукає секретаря, який володіє такими якостями, які свідчать про професіоналізм здобувача:

1. Вільне володіння англійською мовою.
2. Знайомство з діловим етикетом.
3. Уміння користуватися офісними програмами, редакторами, Paint і Photoshop і навичками дизайну In Design.
4. Здатність проведення переговорів і спілкування з першими особами.
5. Досвід трудової діяльності в багатозадачному режимі, готовність до понаднормової праці.
6. Здатність виділення пріоритетів, оперативність у трудовій діяльності.
7. І звичайно ж – вміння швидко набирати текст.

Приклад заповнення даного розділу розташований нижче

Додаткові відомості

У цей розділ включаються відомості про претендента, що не були відображені в інших розділах резюме. Сюди можна віднести особистісні якості, з підкріпленням їх доказами, наприклад:

• Високий професіоналізм і хороша працездатність.
• Здатність захищати інтереси фірми.

Крім цього в даний розділ можна включити такі навички, як:

• Впевнений користувач комп’ютером.
• Знайомство з офісною оргтехнікою.
• Знання іноземних мов, із зазначенням рівня.

Також можна відзначити здобувачеві наявність у нього водійських прав та власного автомобіля і т.д.

приклад

Приклади для розділу «Про себе»

Одним з найбільш неоднозначних розділів в резюме є пункт «Про себе». Багато кандидатів на посаду секретаря не розуміють, що вказувати тут, тому нерідко використовують, або шаблонні фрази, або через-чур описують свої якості і захоплення.

Що відображати в даному розділі?

1. В першу чергу, звичайно треба викласти правду.
2. Викладати потрібно тільки ті особисті якості, які мають відношення до роботи секретаря.
3. Описувати тут потрібно коротко, наприклад, дотримуюся здоровий спосіб життя, маю активну життєву позицію і позитивний настрій. Не маю шкідливих звичок.

Як приклади опису розділу про себе – можна навести такі особисті і ділові риси:

• Чуйність.
• Чемність.
• Впевненість в собі.
• Безконфліктність.
• Оптимізм.
• Стресостійкість.
• Уміння спілкуватися з відвідувачами.
• Підтримка ділових контактів.
• Здатність розставляння пріоритетів.
• Наявність активного життєвого настрою.
• Здатність вирішення поставленої мети.
• Здатність ефективного планування свого часу.
• Креативне мислення.
• Уважність до відвідувачів.
• Ініціативність.
• Приємна елегантна зовнішність.

Якщо здобувач на вакансію секретаря захоплюється якимись хобі або має релігійні та політичні погляди – це не бажано відображати в резюме. Навіть на співбесіді не варто про це говорити.

Що б претендентів не відобразив в резюме, треба готуватися до співбесіди, де буде потрібно підтвердити написане в відправленому документі.

приклад

( Відео : “Помилки при відправці резюме роботодавцю по електронній пошті”)

Зразок резюме секретаря

Оформити резюме грамотно – для отримання вакансії секретаря – можна самому. Для цього можна переглянути зразки подібних документів в Інтернеті і на їх основі заповнити такий документ.

Можна також завантажити в Інтернеті заповнений бланк резюме, наприклад, в форматі (doc, docx) і потім його підредагувати, виправивши дані, внесені в бланку, на свої.

Примітка. Треба мати на увазі, що уніфікованого зразка резюме не існує. Кожен документ є унікальним, і його структура може відрізнятись.

Нижче пропонується один із заповнених прикладів резюме секретаря, яким здобувач може скористатися.

Завантажити зразок і бланк резюме для секретаря

• Бланк , doc
• Зразок , doc